Ha tartalmakkal szeretnél forgalmat terelni a weblapodra, vagy népszerűsíteni a termékeidet, az első dolog, amivel érdemes foglalkozni, az a hosszú távú stratégia elkészítése.

Azaz annak a végiggondolása, hogy kiknek, milyen témákról írsz majd, és milyen gyakorisággal, milyen csatornákon keresztül fogod megosztani a tartalmaidat.

Emellett azt is érdemes tisztáznod, hogy hova szeretnél eljutni egy, vagy két éven belül, mit tekintesz sikernek, és hogyan méred majd a tartalommarketing eredményeit.

A tartalmi stratégia legfontosabb lépéseiről több cikkben is írtunk korábban, ezeket megtalálhatod a hivatkozásokra kattintva.

Az összeállítása, vagy legalábbis a felsorolt kérdéseknek a végiggondolása már önmagában is sokat segíthet a siker elérésében.

Ha nem önállóan készítesz majd tartalmakat, akkor azonban van még egy lépés, amit érdemes megtenned, mielőtt posztolni kezdenél a Facebook-ra, vagy elindítanál egy céges blogot.

Ez annak a meghatározása, hogy a tartalmakat előállító csapatban kinek mi lesz a feladata, hol lesznek az ellenőrző pontok, és a csapattagok hogyan értesülnek majd arról, hogy dolgozniuk kell egy részfeladaton.

Ha ezt a folyamatot pontosan kidolgozod, akkor elkerülheted, hogy a munkatársak közötti kommunikáció, az egyes anyagok jóváhagyása és utólagos javítása a szükségesnél több időt vegyen el, és megakadályozza a hatékony munkavégzést.

A részfeladatok

A Content Workflow egyes elemei cégenként változhatnak, nincs univerzális recept arra, hogy milyen részfeladatokra érdemes felbontani a tartalomelőállítás folyamatát.

Az alábbi listával csak egy példát szeretnék mutatni arra, hogy milyen lépéseken keresztül készülhet el egy tartalom:

  1. A témaötletek áttekintése
  2. A ötlet kiválasztása
  3. A vázlat elkészítése
  4. Szövegírás
  5. Az illusztrációk elkészítése
  6. Korrektúra
  7. Jóváhagyás
  8. Feltöltés és publikálás
  9. Utógondozás
  10. Népszerűsítés
  11. Utógondozás

Néhány pont ezek közül teljesen egyértelmű, vannak azonban olyanok is, ahol a munkamegosztást és néhány egyéb részletet érdemes letisztázni a publikálás megkezdése előtt.

Annak a meghatározásával például, hogy ki és mikor hagyjon jóvá egy anyagot, hányan olvassanak el egy cikket a közzététel előtt, vagy hogy milyen formában ellenőrizzétek a megjelent cikkek hatását, sokat tehetsz azért, hogy hatékonyabbá váljon a tartalmak előállítása.

Ezt a lefektetett szabályok mellett a megfelelő eszközök kiválasztása is elősegítheti.

A felhő alapú dokumentumkezelő alkalmazások például nagy mértékben megkönnyíthetik a módosítások nyomon követését, és a kollektív munkát.

A feladatkezelő szoftverek pedig az emaileket válthatják ki.

Ha a különböző tartalmak előrehaladását egy ilyen alkalmazás segítségével is nyomon követitek, akkor például elegendő lehet egy jelölőnégyzet bepipálása, vagy egy kártya elhúzása ahhoz, hogy egy csapattag értesüljön arról, hogy el kell kezdenie dolgoznia egy részfeladaton.

Persze elképzelhető, hogy egy-egy eszköz kezelésének az elsajátítása több időt venne el, mint amennyit a használata megspórolhat. Ha webes alkalmazások nélkül sem jelent problémát a feladatok összehangolása, akkor nem kell feltétlenül új eszközöket bevezetni.

A content workflownak pont az a lényege, hogy csökkentse az adminisztrációhoz és az ellenőrzéshez szükséges időt, és növelje azt, amit a tartalmak előállításra fordíthattok.